Apie klientą
Sandra yra Sandvikos įmonės savininkė, turinti apie 500 aktyvių klientų Oslo regione Norvegijoje. Sandvika teikia valymo paslaugas fiziniams ir juridiniams klientams. Sandvika dirba nuo 2014 metų.
Problema/tikslas
Sandvikos direktorė Sandra susipažino su mumis per platformą paslaugos.lt su prašymu modernizuoti jų sistemą. Sandvikos sistema buvo neįtikėtinai gremėzdiška, turėjo 80–90% nenaudojamų / neveikiančių funkcijų ir nebuvo saugi. Pavyzdžiui, darbuotojai galėjo pasiekti sąskaitų faktūrų puslapius ir kurti naujas sąskaitas ir siųsti jas bet kam. Negana to, Sandra už tai turėjo mokėti beveik 1000 eurų per ketvirtį. Ir tai buvo ne plataus naudojimo sistema, o specialiai Sandvikai sukurtas sprendimas už dešimtis tūkstančių eurų. Be to, Sandvikos sistema buvo taip stipriai sumakaluota, kad kūrėjai tiesiogine prasme atmetė prašymus tą sistemą patobulinti.
Iš pradžių Sandra paprašė mūsų padaryti atnaujintą sistemos kopiją, kad sutaupytume tą tūkstantį eurų už ketvirtį, bet greitai suprato, kiek paprastesnė ir geresnė jos sistema gali būti. Tada jos tikslas tapo sukurti tokią sistemą, kuri automatizuotų jos administracinį darbą, sutaupytų jos ir administratorės laiką! Dargi, Sandvika išsikėlė tikslą šį verslą automatizuoti beveik 100%, idant ji galėtų skirti pastangas valymo įmonių frančizės kūrimui.
Sprendimas
Kaip visada, pradėjome darbus nuo planavimo etapo. Ilgai netrukome, kol supratome, kad sistemos logiką reikia iš esmės pertvarkyti. Po kelių planavimo susitikimų su Sandra supratome, kad jai reikia dviejų pagrindinių modulių – planuoti valymo darbus ir automatizuoti sąskaitų faktūrų siuntimą.
Kai šias dvi funkcijas baiginėjome, štai ką Sandra mums pasakė: „Iš pažiūros sistema atrodo per paprasta. Jei tai iš tikrųjų veiks, būsite nuostabūs! negaliu patikėti, kad tai tiesa – sistema bus tokia paprasta“. Su tokia šilta paskata toliau kūrėme sistemą ir planavome tolimesnius modulius – jungimą su apskaitos sistema, licencijų pardavimas, darbuotojų laiko valdymo, sandėlio valdymo moduliai.
Mums prireikė dar kelių mėnesių, kol įgyvendinome šiuos ir kitus modulius bei atlikome krūvą patobulinimų. Galiausiai nušlifavome sistemą ir Sandvika perėjo iš senosios sistemos į naująją.
Rezultatas ir nauda
Neskaitant akivaizdaus sutaupyto 1 tūkstančio eurų per ketvirtį, Sandra, įmonės vadovė, iš tikrųjų atsidūrė vadovės, o ne administratorės pareigose. Sandra yra patenkinta savo nauja sistema, nes jos krūvis sumažėjo trečdaliu. Lygiai taip pat svarbu ir tai, kad sistemos valdymas tapo daug patogesnis ir gražesnis!
Ateitis
Mes su Sandra toliau aktyviai plėtojame šią sistemą, planuojame naujus modulius ir padedame Sandrai siekti jos frančižės tikslo! Konkrečiai, planuojame pridėti galimybę valdyti objektų nuotraukas bei video, sukurti klientų aplinką, kuris leistų valymo darbus valdyti pačiam klientui. Taip pat – chat’ą tarp klientų ir administratorių, daugiau atsiskaitymo būdų klientams.
Projekte įgyvendintos funkcijos:
- Automatinį SMS siuntimą klientams,
- Vienkartinių ir pasikartojančių darbų valdymą,
- Sąskaitų faktūrų generavimą ir siuntimą,
- Automatinį kliento balanso sekimą,
- Darbuotojų valdymą ir atlyginimo skaičiavimą,
- Darbuotojų komandų valdymą,
- Papildomų darbų valdymą,
- Specialią sistemos aplinką pritaikytą valytojams,
- Atsiliepimų rinkimas iš klientų,
- Dar daug kitų!
